Política de privacidad

El responsable del tratamiento de los datos personales de los usuarios de la Plataforma es Herfox Company S.A.S., sociedad por acciones simplificada con NIT 901.069.041-8 y domicilio en Transversal 53D # 129-94 Of 1810, Bogotá, Colombia. Puede contactarnos para asuntos de protección de datos en el correo soporte@herfox.com.

Gocentric es la marca bajo la cual Herfox Company S.A.S. presta el servicio de gestión de conversaciones y automatización de atención al cliente.

Gocentric es una plataforma que permite a empresas comunicarse con sus propios clientes a través de canales de mensajería, principalmente WhatsApp Business Platform. Nuestros clientes son empresas que contratan el servicio; sus contactos son las personas finales con quienes se comunican.

Esa distinción determina nuestro rol: respecto de los datos de las personas que conversan con una empresa cliente, Herfox Company S.A.S. actúa como encargado del tratamiento por cuenta de esa empresa, que es la responsable. Respecto de los datos de las cuentas de usuario de nuestros clientes (su personal), Herfox Company S.A.S. actúa como responsable del tratamiento.

• Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, contraseña cifrada, rol, organización, preferencias y, si está activado, el segundo factor de autenticación.
• Datos de conversación: el contenido de los mensajes intercambiados entre la empresa cliente y sus contactos, el número de teléfono o identificador del contacto, su nombre de perfil, metadatos de entrega y los archivos adjuntos que se envíen o reciban.
• Credenciales de integración: los tokens de acceso y secretos de las cuentas de WhatsApp Business y demás integraciones que la empresa cliente conecte. Se almacenan siempre cifrados y nunca se devuelven en respuestas de la API.
• Datos técnicos y de auditoría: registros de acceso, eventos de configuración, direcciones IP, marcas de tiempo, identificadores de dispositivo y navegador, necesarios para seguridad, trazabilidad y mejora del servicio.

Tratamos los datos personales con base en: (i) la ejecución del contrato de servicio con el Cliente; (ii) el consentimiento del titular, cuando la ley lo requiere; (iii) el interés legítimo del Prestador para mantener la seguridad y operación del servicio; y (iv) el cumplimiento de obligaciones legales.

Las finalidades principales son:

• Prestar el servicio contratado: enviar y recibir mensajes, ejecutar flujos de automatización.
• Mostrar las conversaciones a los agentes autorizados de la empresa cliente.
• Generar métricas y reportes de la operación del Cliente.
• Mantener la seguridad, disponibilidad y continuidad de la Plataforma.
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias.
• Atender solicitudes, quejas y ejercicio de derechos por parte de los titulares.

No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad propia ni de terceros, y no los cedemos a terceros con fines comerciales ajenos al servicio.

Cuando una empresa cliente conecta su cuenta de WhatsApp Business, tratamos datos obtenidos de las APIs de Meta Platforms, Inc. (identificadores de cuenta de WhatsApp Business, números de teléfono, plantillas de mensaje, tokens de acceso e identificadores de usuario asociados a la autorización). Estos datos se usan exclusivamente para operar la integración, se conservan únicamente mientras la conexión esté activa y se eliminan cuando se revoca la autorización o se solicita su eliminación.

Cumplimos con las Condiciones de la Plataforma de Meta y con la Política de datos de la Plataforma aplicables a esos datos.

• Meta Platforms, Inc., para el envío y recepción de mensajes de WhatsApp Business.
• Proveedores de infraestructura (alojamiento, base de datos, almacenamiento de archivos), que actúan como subencargados bajo contrato y obligaciones de confidencialidad y seguridad.
• Proveedores de modelos de lenguaje, cuando la empresa cliente activa funciones de asistencia por IA, y solo con el contenido necesario para generar la respuesta.
• Autoridades competentes, cuando exista una obligación legal o una orden judicial que lo exija.

Algunos de los proveedores mencionados operan fuera de Colombia. En particular, Meta Platforms, Inc. y los proveedores de modelos de lenguaje pueden procesar datos en otros países. Cuando se realicen transferencias internacionales, adoptamos las medidas necesarias para garantizar la protección de los datos, incluyendo la suscripción de cláusulas contractuales estándar y el cumplimiento de las políticas de privacidad de dichos proveedores.

Los datos de conversación se conservan mientras la empresa cliente mantenga su cuenta activa y según la política de retención que ella configure. Los registros de auditoría se conservan por el plazo definido en su plan o por el tiempo exigido por la ley. Al terminar el contrato o solicitar la baja, los datos se eliminan o se devuelven según lo acordado, salvo que debamos conservarlos por obligación legal.

Toda la comunicación viaja cifrada en tránsito (TLS). Los secretos y credenciales de integración se almacenan cifrados con AES-256-GCM. El acceso está segmentado por organización y por proyecto mediante aislamiento a nivel de base de datos (RLS), control de permisos por rol y registro de auditoría de operaciones sensibles. Ofrecemos autenticación de dos factores.

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a: (i) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada; (iii) ser informado sobre el uso dado a sus datos; (iv) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y (vi) acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para ejercer estos derechos, escriba a soporte@herfox.com indicando su identidad, el derecho que desea ejercer y, si es pertinente, la empresa cliente a la cual está vinculado. Si sus datos fueron tratados por cuenta de una empresa cliente, trasladaremos la solicitud a esa empresa, que es la responsable, y la asistiremos en su cumplimiento.

Para eliminar los datos asociados a una autorización de Meta, consulte Eliminación de datos.

Las solicitudes de ejercicio de derechos podrán presentarse a través del correo soporte@herfox.com. El término máximo para responder es de quince (15) días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud completa. Si por razones justificadas no fuera posible atender la solicitud en dicho término, se informará al titular los motivos y la nueva fecha estimada de respuesta, sin que esta última pueda exceder los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La Plataforma puede utilizar cookies y tecnologías similares para mantener su sesión, recordar preferencias y mejorar la experiencia de uso. Puede configurar su navegador para rechazar las cookies, aunque algunas funciones podrían no funcionar correctamente.

Publicaremos cualquier modificación a esta política en esta misma página y actualizaremos la fecha del encabezado. Los cambios sustanciales se notificarán además a las empresas clientes. El uso continuado del servicio después de la publicación de los cambios implica la aceptación de la política actualizada.